Podejście procesowe - zarządzanie placówką oświatową

Autor: dr Małgorzata Gosek, ekspert w dziedzinie badań nad edukacją

  Uczniowie, nauczyciele, rodzice, pracownicy administracyjni, dyrekcja – mówiąc o szkole zwykle myślimy o nich i to naturalne, oni tworzą społeczność szkolną. Znacznie rzadziej patrzymy na szkołę jak na organizację działającą na rynku. A przecież nią właśnie jest – pracodawcą, partnerem dla zewnętrznych podmiotów, działa w otoczeniu konkurencji, zabiega o klientów, rynek pracy wywiera na nią presję w postaci oczekiwań odpowiedniego kształcenia absolwentów, regulatorzy określają ramy jej działania. To drugie spojrzenie szczególnie ważne powinno być dla dyrektorów szkół, pozwala bowiem spojrzeć na palcówkę z innej perspektywy, skorzystać z doświadczeń firm i wypracowanych przez nie rozwiązań, narzędzi, czy metod pracy.

  Podejściem, które pozwala ujrzeć i na nowo zrozumieć pojęcie funkcjonowania placówki oświatowej jest podejście procesowe. Czym jest proces w organizacji? To zbiór pewnych czynności powiązanych ze sobą, wymagający na wejściu pewnego „wkładu” a na wyjściu dający rezultat mający pewną wartość dla klienta. Procesem jest więc sprzedaż produktów, obsługa posprzedażowa, promocja itp. Podejście procesowe zaś jest spojrzeniem na organizację jako zbiór procesów, które wzajemnie przeplatają się. Ich identyfikacja pozwala lepiej zrozumieć organizację i wewnętrzne powiązania, a doskonalenie ich prowadzi do zwiększania zadowolenia klientów.

   W organizacji możemy mówić o różnych procesach, ale wszystkie one mieszczą się w trzech kategoriach: procesów głównych (inaczej podstawowych czyli tych generujących przychody), pomocniczych i zarządczych. Zarządzanie procesami to kompleksowe, ciągłe i usystematyzowane stosowanie odpowiednich koncepcji, metod i narzędzi oddziaływania na procesy, które ma prowadzić do osiągniecia celów organizacji i jak najlepszego zaspokojenia potrzeb jej klientów.  

    Próbujmy przenieść to podejście na realia szkoły i spójrzmy na nią jak na zbiór procesów. Każda szkoła ma trochę inny zakres działania, więc zestaw tych procesów może różnić się, ale jest pewien standard, który występuje zawsze (rysunek):

1. Procesy główne –  w szkole to proces edukacyjny, składający się z dwóch równoległych procesów: dydaktycznego (kształcenia) oraz wychowania. Obejmują one wszystko co dzieje się z uczniem od momentu wejścia w mury szkoły aż po ukończenie jej.
2. Procesy zarządcze – te, które sprawiają, że szkoła nie jest dryfującym statkiem, ale zmierza do celu w sposób zaplanowany. Zwykle trzy najistotniejsze procesy w tej grupie to: proces zarządzania strategicznego związany z wizją, misją, rozwojem i planami długofalowymi, proces zarządzania operacyjnego dotyczący bieżącej działalności oraz zarządzania finansami mający zapewnić stabilność i płynność finansową.
3. Procesy pomocnicze – pomocnicze, nie oznacza mniej ważne, bowiem to dzięki nim możliwa jest sprawna realizacji procesów głównych. W tej grupie najczęściej występuje proces zarządzania kadrą, proces marketingu, proces nadzoru nad dokumentacją i spełnieniem wymogów prawa, proces zarządzania mieniem i infrastrukturą. Oczywiście są możliwe i inne procesy – proces rozwoju oferty, proces współpracy międzynarodowej (jeśli szkoła współpracuje ze szkołami z zagranicy).

źródło: opracowanie własne

   Każdy proces powinien mieć swojego właściciela, a więc osobę rozumiejącą istotę procesu, odpowiedzialną za nadzór nad właściwą jego realizacją, wszelkie usprawnienia i osiągnięcie zakładanego celu. Dobrze, jeśli proces jest opisany, bowiem zwykle ten moment wymusza refleksję, czy wszystko toczy się tak, jak chcielibyśmy i pomaga znaleźć słabe punkty. Opisany proces zapewnia też odpowiednie podejście do jego realizacji przez wszystkie osoby, które w nim uczestniczą.

    Spojrzenie procesowe w jasny sposób pokazuje szkołę jako całość i wzajemne zależności między tym co w niej dzieje się. Pomaga wszystkim pracownikom zrozumieć jak ich praca wpływa na siebie nawzajem i zobaczyć jak przyczyniają się do osiągania celów szkoły, dyrektorowi zaś daje poczucie kontroli nad całością, ułatwia zarządzanie i realizację celów.

Źródła:

• Hammer M., Champy J., Reengineering w przedsiębiorstwie, Neumann Management Institute, Warszawa 1996.
• Nowosielski S., Problemy implementacji zarządzania procesami w organizacjach, [w:]
  J. Pyka (red.),  Nowoczesność przemysłu i usług. Metody i narzędzia nowoczesnego zarządzania organizacjami, TnOiK, Katowice 2008.